Assistant(e) de direction (H/F)


  • commune de 44 500 habitants
  • budget de 90 millions d’euros
  • lauréate du label Territoire Innovant 2016

Alfortville recrute pour sa Direction de l’environnement, des parcs et jardins :

Assistant(e) de direction (H/F)

Cadre d’emploi des rédacteurs (B)


Vous apportez une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossier. Vous assurez la gestion autonome de certains dossiers spécifiques.

Mission d’assistant(e) de Direction :

  • Traiter toute la correspondance de la Direction (analyse de l’urgence, enregistrement, dispatching, duplication).
  • Assurer l’accueil téléphonique.
  • Rédiger des courriers, préparer les dossiers en vue des RDV ou réunions, s’assurer du suivi et de leur évolution.
  • Gérer l’agenda du responsable, prendre et organiser les rendez-vous.
  • Assurer l’organisation des réunions et la rédaction éventuelle des comptes rendus.
  • Participer à la mise en place des méthodes d’organisation afin d’optimiser le fonctionnement de la Direction.

Mission de support aux activités et aux projets de la Direction :

Vous prenez en charge des aspects RH en lien avec la Direction des Ressources Humaines :

  • Suivre les absences des agents, gérer les congés des agents dans le logiciel CIRIL RH.
  • Assurer le suivi des heures supplémentaires et de primes liées à la régie
  • Assurer le lien entre les agents de la régie, la direction et les ressources humaines.

Vous suivez l’évolution du budget et des marchés de la Direction, et le volet administratif lié :

  • Enregistrer et suivre les commandes et les factures sur le logiciel CIRIL.
  • Mettre à jour le tableau de gestion budgétaire (débit, solde, report, rattachement).

Vous organisez les concours des « Balcons fleuris » :

  • Organiser les événements inhérents : réunions, cérémonies, remises de prix…
  • Gérer intégralement l’organisation administrative, financière et logistique.
  • Gérer les aspects transversaux, et notamment de communication.

Vous contribuez à la démarche d’évaluation de la propreté urbaine :

  • Intégrer les données hebdomadaires et participer aux réunions de débriefing.

Vous apportez un soutien administratif aux activités et projets de la direction :

  • Arrêtés ; demandes ATAL ; suivi financier et logistique ; demandes DT/DICT

En suppléance, vous remplacez l’assistante de la Direction Générale des Services Techniques, en son absence, et gérez toutes les missions s’y afférant (courriers, appel téléphoniques,…).

Profil :

  • Maîtrise des outils et logiciels informatiques : pack office, Outlook
  • Connaissance des logiciels métiers : CIRIL Finances et RH, ATAL
  • Capacités d’organisation et de coordination, sens des priorités
  • Grande rigueur, esprit d’analyse et de synthèse, qualités rédactionnelles
  • Qualités relationnelles et sens du dialogue
  • Obligation de réserve, confidentialité et discrétion professionnelle

Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle, tickets restaurants, CE, participation mutuelle.

Poste à pourvoir dès que possible

Les candidatures, avec lettre de motivation et curriculum vitae, sont à adresser avant le 4 février 2019 à :

M. le Maire d’Alfortville
Direction des Ressources Humaines
Place François Mitterrand - BP 75 - 94142 Alfortville Cedex
ou par courriel : recrutement@mairie-alfortville.fr