Gestionnaire des instances municipales (H/F)

Vous souhaitez intégrer une collectivité dynamique et innovante située aux portes de Paris ?


Alfortville propose à ses 45 000 habitants un territoire facilement accessible (métro, 2 gares RER D et bientôt une gare du Grand Paris Express), un dynamisme économique et une qualité de service et de cadre de vie, recrute pour son Secrétariat général au sein de la Direction Vie de l’Administration :

Infos pratiques

  • Poste à pourvoir rapidement

Un(e) Gestionnaire des instances municipales (h/f)

Cadres d’emplois des adjoint administratifs (confirmés) et des rédacteurs territoriaux


Au sein de cette direction, porteuse de projets stratégiques de l’administration, le secrétariat général tient un rôle majeur auprès des différents services mais aussi des élus. A cet égard, par le biais d’un accompagnement juridique des collaborateurs de la collectivité et de la bonne tenue des conseils municipaux, le secrétariat général participe aux diverses réalisations de la commune tout en participant à sa bonne gestion.

En collaboration étroite avec le responsable, vous êtes en charge de la préparation des dossiers du Conseil municipal (6 à 7 par an) et des six commissions municipales, du traitement des délibérations et de leur télétransmission. Par son travail en transversalité avec l’ensemble des services de la Collectivité dans la préparation des délibérations d’une part, et par son rôle déterminant lors de la mise en exécution des actes d’autre part, vous possédez un rôle structurant dans la mise en œuvre des politiques publiques communales. A ce titre, vous assurez les missions suivantes :

Organisation du Conseil municipal et des commissions (en lien avec la Responsable du Secrétariat général) (majoritairement dématérialisés grâce au logiciel Webdelib).

En amont du Conseil municipal

  • Suivre l’évolution de l’ordre du jour du Conseil municipal
  • Organiser des réunions de suivi et de validation avec la Directrice générale des services et le Cabinet du Maire
  • Organiser des commissions municipales (réservations de salles, préparation des convocations, confection des dossiers et les tableaux de bord)
  • Elaborer la note de synthèse des élus depuis le logiciel dédié :
  • Assister les services et faire une relecture des éléments transmis
  • Veiller à la consistance et à la cohérence des contenus transmis aux élus
  • Faire des propositions de correction à la Responsable du Secrétariat général
  • Participer à la rédaction de projets de délibérations du Conseil municipal
  • Préparer divers documents de travail pour la séance et du compte rendu sommaire

Pendant le conseil municipal

  • Superviser de la préparation de la salle
  • Comptabiliser les votes en séance

Après le conseil municipal

  • Finaliser le compte-rendu sommaire et les délibérations
  • Télétransmettre les délibérations et notifications si nécessaires
  • Préparer le procès-verbal
  • Diffuser les documents sur la plateforme partagée
  • Mettre à jour le registre des délibérations
  • Effectuer le versement aux archives

Représentation du Conseil municipal au sein des organismes extérieurs

  • Préparer le vote (confection bulletins de vote etc …)
  • Transmettre les délibérations aux différents partenaires
  • Elaborer et suivre le tableau récapitulant pour chaque organisme les élus qui y siègent

Sécurisation juridique

  • Respecter les délais et les procédures (envoi dossiers aux élus, différents affichages…)
  • Effectuer le premier contrôle des projets (relecture, en forme et suggestions),
  • Assister les services

Gestion administrative du Secrétariat général

  • Assurer l’accueil téléphonique et ponctuellement physique
  • Prendre en charge l’organisation matérielle (fournitures, classement, archivage …) et la rédaction de projets de courriers (aux conseillers municipaux et aux partenaires institutionnels notamment)

Autres missions

  • Rédiger et suivre les arrêtés de délégations des conseillers municipaux :
  • Etablir les registres communaux de délibérations et de décisions :
  • Participer au suivi des projets informatiques pour l’ensemble de la Direction (animation de l’intranet, parapheur électronique, etc …)
  • Animer les formations relatives au logiciel de dématérialisation des actes, notamment lors de l’entrée en fonction de nouveaux collègues.

Précisions sur la polyvalence des missions :
En cas d’absence la suppléance du poste est assurée et organisée en interne (suppléance au sein de la Direction)


Profil recherché :

• Très bonne connaissance de l’environnement territorial
• Connaissance en droit public, notamment en droit administratif
• Aisance avec les outils numériques
• Maîtrise de l’outil informatique et des tableaux de bord
• Qualités relationnelles et sens du dialogue
• Capacité d’analyse et d’organisation, rigueur
• Obligation de réserve, confidentialité et discrétion professionnelle
• Disponibilité et sens du service public
• Ouverture d’esprit et autonomie

Rémunération statutaire, RIFSEEP, CIA, tickets restaurants, CE, participation titre de transport, mutuelle et prévoyance

Poste à pourvoir rapidement

Les candidatures, avec lettre de motivation et curriculum vitae, sont à adresser à :

M. le Maire d’Alfortville
Direction des Ressources Humaines
Place François Mitterrand - BP 75 - 94142 Alfortville Cedex
ou par courriel : recrutement@mairie-alfortville.fr