Un(e) assistant(e) administratif(-ve) - (H/F)

Vous souhaitez intégrer une collectivité dynamique et innovante située aux portes de Paris ?


La ville d’Alfortville (94), commune de 44500 habitants, disposant d’un budget de 90 millions d’euros lauréate du prix des 5@ et du label Territoire Innovant, recrute pour son Garage municipal :

Un(e) assistant(e) administratif(-ve) - (H/F)

Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux


Au sein de la Direction Générale Déléguée Pôle Technique et sous l’autorité du chef de service, vous êtes en charge des missions suivantes :

Assistanat du chef de service

-* Gérer la documentation professionnelle liée au domaine, mettre à jour les fichiers de données
-* Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier
-* Saisir et mettre en forme des documents (Marchés publics, bilans d’activité, ...)
-* Tenir l’agenda électronique du chef de service et organiser des rendez-vous
-* Rédiger des courriers, documents administratifs et compte-rendu de réunion, participer aux réunions
-* Rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers
-* Gérer le planning, les déplacements, filtrer les interlocuteurs


Activités administratives générales

  • Classer les documents (papiers ou électronique) selon l’organisation interne et le plan de classement
  • Assurer le suivi des informations écrites à l’arrivée et au départ (courrier, mails)
  • Assurer l’accueil téléphonique, l’orientation des correspondances et la transmission des messages
  • Accueillir, informer et orienter les visiteurs, les personnels et les commerciaux
  • Organiser la logistique des réunions (salles, dossiers, invitations …)
  • Vérifier l’ensemble des documents soumis à la signature du responsable
  • Organiser la circulation et la diffusion des informations internes et externes
  • Veiller au respect du calendrier des principales échéances de l’activité du service

Activités Finances et Marchés Publics

  • Etablir les bons de commande à partir des devis et rapprocher les factures
  • Suivre les lignes de crédits avec le chef de service
  • Relancer les prestataires en cas de non réception de factures
  • Vérifier et contrôler : disponibilité des crédits, factures, dépenses, imputation budgétaires en collaboration avec le chef de service
    Horaires : de 8h30 à 17h00 du lundi au vendredi sous réserve d’intervention d’urgence

PROFIL

  • Connaissance des techniques du secrétariat
  • Connaissance de base de l’environnement administratif, technique ou juridique
  • Connaissance des instances, processus et circuits de décision dans sa spécialité
  • Bonne maîtrise des outils bureautiques standards
  • Sens de l’organisation, capacité à prioriser ses tâches
  • Sens de la confidentialité et de la discrétion professionnelle
  • Aisance rédactionnelle
  • Bon relationnel et capacité à s’adapter aux différents types d’interlocuteurs internes ou externes

Rémunération statutaire, RIFSEEP, CIA, tickets restaurants, CE, participation titre de transport, mutuelle et prévoyance.

Poste à pourvoir le 10/10/ 2021.


Les candidatures, avec lettre de motivation et curriculum vitae, sont à adresser avant le 15 août 2021 à :


M. le Maire d’Alfortville
Hôtel de Ville
1, Place François Mitterrand - BP 75 - 94142 Alfortville Cedex
ou par courriel : recrutement@mairie-alfortville.fr