Un Gestionnaire des instances municipales (H/F)


  • commune de 44 500 habitants
  • budget de 90 millions d’euros
  • lauréate du label Territoire Innovant 2016

Alfortville recrute pour son secrétariat général :

Un Gestionnaire des instances municipales (H/F)

Cadres d’emplois des rédacteurs territoriaux


Rattaché(e) au Secrétariat général vous êtes en charge de la préparation des dossiers du Conseil municipal (6 à 7 par an) et des six commissions municipales, du traitement des délibérations et de leur télétransmission.


Par son travail en transversalité avec l’ensemble des services de la Collectivité dans la préparation des délibérations d’une part, et par son rôle déterminant lors de la mise en exécution des actes d’autre part, vous possédez un rôle structurant dans la mise en œuvre des politiques publiques communales. A ce titre, vous assurez les missions suivantes :

Organisation du Conseil municipal et des commissions (en lien avec la Responsable du Secrétariat général) (majoritairement dématérialisés grâce au logiciel Webdelib).

Avant le conseil municipal

  • Suivre l’évolution de l’ordre du jour du Conseil municipal
  • Organiser des réunions de suivi et de validation avec la Directrice générale des services et le Cabinet du Maire
  • Organiser des commissions municipales (réservations de salles, préparation des convocations, confection des dossiers et les tableaux de bord)
  • Élaborer la note de synthèse des élus depuis le logiciel dédié :
  • Assister les services et faire une relecture des éléments transmis
  • Veiller à la consistance et à la cohérence des contenus transmis aux élus
  • Faire des propositions de correction à la Responsable du Secrétariat général
  • Participer à la rédaction de projets de délibérations du Conseil municipal
  • Préparer divers documents de travail pour la séance et du compte rendu sommaire
  • Pendant le conseil municipal
  • Superviser de la préparation de la salle
  • Comptabiliser les votes en séance

Après le conseil municipal

  • Finaliser le compte-rendu sommaire et les délibérations
  • Télétransmettre les délibérations et notifications si nécessaires
  • Préparer le procès-verbal
  • Diffuser les documents sur la plateforme partagée
  • Mettre à jour le registre des délibérations
  • Effectuer le versement aux archives

Représentation du Conseil municipal au sein des organismes extérieurs

  • Préparer le vote (confection bulletins de vote etc …)
  • Transmettre les délibérations aux différents partenaires
  • Elaborer et suivre le tableau récapitulant pour chaque organisme les élus qui y siègent

Sécurisation juridique

  • Respecter les délais et les procédures (envoi dossiers aux élus, différents affichages…)
  • Effectuer le premier contrôle des projets (relecture, en forme et suggestions),
  • Assister les services

Gestion administrative du Secrétariat général

  • Assurer l’accueil téléphonique et ponctuellement physique
  • Prendre en charge l’organisation matérielle (fournitures, classement, archivage …) et la rédaction de projets de courriers (aux conseillers municipaux et aux partenaires institutionnels notamment)

Autres missions

  • Arrêtés de délégations des conseillers municipaux :
  • Rédiger et suivre les actes (notamment pour les arrêtés temporaires)
  • Organiser les signatures et transmettre en Préfecture
  • Établir les registres communaux de délibérations et de décisions :
  • Créer et élaborer les sommaires et index thématiques
  • Élaborer les registres
  • Participer au suivi des projets informatiques pour l’ensemble de la Direction (animation de l’intranet, parapheur électronique, etc …)
  • -Animer les formations relatives au logiciel de dématérialisation des actes, notamment lors de l’entrée en fonction de nouveaux collègues.
  • Précisions sur la polyvalence des missions : En cas d’absence la suppléance du poste est assurée et organisée en interne (suppléance au sein de la Direction)

Profil recherché :

  • Qualités rédactionnelles
  • Connaissances souhaitées de l’environnement juridique et territorial, ainsi que du fonctionnement interne de la collectivité
  • Maîtrise de l’outil informatique et des fonctions avancées de Word
  • Autonomie dans l’organisation du travail
  • Savoir prioriser les tâches à effectuer, notamment en cas d’urgence
  • Disponibilité et réactivité
  • Discrétion et confidentialité
  • Aisance relationnelle
  • Force de proposition

Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle, tickets restaurants, CE, participation mutuelle.

Poste à pourvoir rapidement

Les candidatures, avec lettre de motivation et curriculum vitae, sont à adresser avant le 30 novembre 2018 à :

M. le Maire d’Alfortville
Direction des Ressources Humaines
Place François Mitterrand - BP 75 - 94142 Alfortville Cedex
ou par courriel : recrutement@mairie-alfortville.fr